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Fragen und Antworten zum Thema Veranstaltungsplanung

„Denn sie wissen, was sie tun…“

Als Veranstalter*, Betreuer, Mitarbeiter, Dirigent oder Musiklehrer einer Ferienfreizeit, einer Bläserwoche oder auch eines Probenwochenendes erwarten einen viele Aufgaben.
Neben der Vermittlung von Inhalten, musikalischem Know-How und sonstigen Zielen der Veranstaltung, kommt natürlich auch der pädagogischen Verantwortung eine große Rolle zu. In Zeiten, in denen von Ehrenamtlichen immer mehr verlangt wird, soll dieser Fragenkatalog mit praxisnahen Antworten den Verantwortlichen mehr Handlungssicherheit geben. Beginnend bei der Erstellung eines Ausschreibungs- und Anmeldebogen für die Veranstaltung hangelt sich dieser Leitfaden an allen wichtigen Punkten entlang, die bei der Durchführung einer Veranstaltung (mit Übernachtung) mit Kindern und Jugendlichen zu beachten sind.

* Auf Grund der besseren Lesbarkeit wird hier ausschließlich die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbeschreibungen gelten aber gleichermaßen für beide Geschlechter.

Der Leitfaden als download

Der Leitfaden “An alles gedacht” mit allen Punkten, die auch hier auf der Homepage beschrieben werden, kann auch heruntergeladen werden. Außerdem kann er im Shop als handliche DinA 5 Broschüre bestellt werden.

Vordrucke für wichtige Unterlagen

Hier können einige Vordrucke, die beim Erstellen der nötigen Unterlagen helfen sollen, heruntergeladen werden. Sie finden sich auch nochmal bei den jeweiligen Punkten, die im Folgenden genauer erklärt werden. In den Vordrucken können dann die Spezifika der Veranstaltung ergänzt werden (s. rote Schrift).

Ziele & Eckpfeiler einer Veranstaltung

Bevor man mit der konkreten Planung einer Veranstaltung beginnt, ist es wichtig zunächst einige Ziele & Eckpfeiler festzulegen. Diese Überlegungen sollten alle Beteiligten kennen, um gemeinsam an ihrer Umsetzung arbeiten zu können. Folgende Fragen können bei der Festlegung der Ziele und Eckpfeiler als Orientierung gelten.

  • Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden?
  • Welche Inhalte sollen vermittelt werden?
  • Wo liegt der Schwerpunkt der Veranstaltung?
  • Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?
  • Wer soll im Team dabei sein (Musikdozenten, Jugendleiter, pädagogische Fachkräfte, etc.)?
  • Welchen Umfang hat die Veranstaltung?
  • Sollen die Eltern in die Veranstaltung mit einbezogen werden und wenn ja, in welchem Umfang?
  • Auf welche bestehenden Strukturen des Vereins kann zurückgegriffen werden?
  • Gibt es Kooperationspartner / Unterstützer?
  • Wie wird die Veranstaltung finanziert?

Weitere Grundüberlegungen folgen unter „ Und sonst?“ Generelle Überlegungen zur Veranstaltungsplanung.

Ausschreibung & Anmeldung

Was muss bei einer Ausschreibung beachtet werden?

Eine Ausschreibung soll das Interesse wecken und dazu beitragen, dass sich Interessierte anmelden. Ein guter Zugang sind klare, aussagekräftige Fotos und/oder ansprechende Texte. Je nach Veranstaltung kann die Ausschreibung ein prägnanter Flyer sein, der das Vorhaben kurz vorstellt – die Ausschreibung kann aber auch direkt den Anmeldebogen enthalten.

  • Die wichtigsten Kriterien einer Ausschreibung:
  • Veranstaltungsbeschreibung
  • Inhalte der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Veranstaltungsdatum
  • Veranstaltungskosten
  • Zielgruppe
  • Teilnahmevoraussetzungen
  • Ansprechpartner/Kontaktdaten
  • Packliste
  • Anmeldebogen

Wie sieht ein Anmeldebogen aus?

Der Anmeldebogen kann Teil der Ausschreibung sein, kann aber auch – je nach Umfang – separat an die Teilnehmer herausgegeben werden.
Eine Anmeldung enthält alle wichtigen Angaben über den Teilnehmer: vom Namen, über das Geburtsdatum bis hin zur Kontaktadresse der Eltern. Weiterhin sollten hier einige Spezifika über das Kind ab-gefragt werden (kann es schwimmen, ist es geimpft, möchte es vegetarisch essen, usw.). Zudem enthält der Anmeldebogen auch immer eine Einverständniserklärung, mit der die Eltern dem Veranstalter die Aufsichtspflicht übertragen.
Gleichzeitig werden die Eltern darauf hingewiesen, dass das Kind in begründeten Fällen auch nach Hause geschickt werden kann. Außerdem ist der Anmeldung ein Gesundheitsfragebogen angehängt, mit dem alle nötigen Informationen zur Gesundheit des Kindes abgefragt werden. Dabei sollte es auch immer noch ein paar freie Zeilen für sonstige Angaben der Eltern geben. Weiterhin wird auf der Anmeldung abgeklärt, ob das Kind fotografiert /gefilmt und das Material anschließend verwendet werden darf. Die Anmeldung schließt mit den Unterschriften beider Eltern/Erziehungsberechtigten.

Worauf muss beim Fotografieren geachtet werden?

Alle Menschen haben ein Recht am eigenen Bild (§ 22, Satz 1, KUG). Niemand darf gegen seinen Willen abgebildet (fotografiert, gefilmt, gezeichnet, etc.) und zur Schau gestellt wer-den.
Sollen Personen abgebildet und die Bilder in Publikationen verwendet werden, ist eine Einwilligung der Personen einzuholen– auch bei Gruppenfotos!
Ausnahme: bei öffentlichen Veranstaltungen dürfen Fotos gemacht und ohne Erlaubnis veröffentlicht werden, wenn dabei die Veranstaltung im Vordergrund steht (vgl. § 23 KUG).
Sollen Kinder- und Jugendliche abgebildet und die Bilder veröffentlicht werden, gelten be-sondere Regeln für die Einwilligung. Bei der Anmeldung zur Veranstaltung sollte von allen Teilnehmern eine Einwilligung eingeholt werden mit der diese einer Veröffentlichung von Bildern zustimmen, auf denen sie zu sehen sind.
Bei Minderjährigen müssen zusätzlich beide Eltern/alle Erziehungsberechtigten einwilligen. Bei der Einwilligung muss ersichtlich sein, für welchen Verwendungszweck sie gilt (CD, Öffentliche Präsentation, Internetseite). Außerdem muss explizit darauf hingewiesen werden, dass diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.
Nur wenn das alles beachtet wurde, ist eine Veröffentlichung zulässig. Alle Teilnehmer soll-ten darauf hingewiesen werden, dass sie Fotos nur im privaten Rahmen zeigen dürfen und eine weitere Veröffentlichung der Bilder nicht erlaubt ist.

Veröffentlichung von Bildern auf Facebook
Facebook darf alle Bilder, die man dort hoch lädt, für alle möglichen (auch kommerzielle) Zwecke verwenden. Facebook ist kein privater Raum und eine Bildergalerie bei Facebook ist weit von einem privaten Fotoalbum entfernt. Rechtlich gesehen stellt die Nutzung von Facebook und das Hochladen der Bilder eine große Grauzone dar und selbst die penibelsten Einstellungen der privaten Sicherheitsfunktionen helfen da nicht weiter. Deshalb ist hier größte Vorsicht geboten. Die gesamte Bilderserie lädt man besser auf einen sicheren Server zum Herunterladen oder brennt die Bilder auf CD.

„Der „richtige“ Umgang mit Bildern“ Martin Weber, 2013

Dürfen Teilnehmern Medikamente gegeben werden?

Die eigenmächtige Gabe von Medikamenten an Teilnehmer ist grundsätzlich nicht gestattet. Dies gilt für jede Art innerlich (Tabletten, Zäpfchen, Säfte) oder äußerlich (Salben, Desinfektionstinktur) angewendeter Medikamente, die einen bestimmten Wirkstoff zur Behandlung einer bestimmten Erkrankung beinhalten. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um rezept- oder apothekenpflichtige Medikamente handelt. Auch klassische Schmerzmittel, Salben, Sprays und homöopathische Mittel dürfen nicht eigenmächtig verabreicht werden, da das Kind auf ein Medikament allergisch reagieren könnte. Es darf also auf keinen Fall eine eigene Diagnose gestellt und Medikamente verabreicht werden („keine eigenmächtige Heilbehandlung“).
Auch wenn die erwachsenen Aufsichtspersonen auf Grund ihrer Lebenserfahrung sicherlich sehr wohl zu verlässlichen Diagnose- und Medikationsentscheidungen fähig sind, besteht doch immer das kaum kalkulierbare Risiko einer Fehlentscheidung mit gravieren-den Konsequenzen.

Etwas anderes gilt allerdings dann, wenn der Veranstalter von den Eltern den klaren Auftrag erhalten hat, dem betreffenden Kind oder Jugendlichen, das evtl. an einer chronischen Krankheit leidet oder wegen einer akuten Krankheit noch Medikamente einnehmen muss, zu bestimmten Zeitpunkten ein bestimmtes Medikament in einer genau bestimmten Dosierung zu verabreichen.
Die Vorgehensweise muss in diesem Fall zwischen Eltern und Verantwortlichem der Veranstaltung abgestimmt sowie die Einzelheiten einer regelmäßigen Medikamentengabe schriftlich geregelt wer-den. Es wird empfohlen, sich ebenfalls eine Dosierungsanweisung des zu-ständigen Arztes einzuholen.

Generell ist zu beachten:

  • Medikamente richtig und verwechslungssicher lagern sowie sicher vor Zugriff aufbewahren
  • Medikamentenverantwortliche schriftlich benennen
  • Medikamentengabe schriftlich dokumentieren

„Medikamente bei Maßnahmen der Kinder- und Jugendarbeit“ Empfehlungen des Landesjugendrings Baden-Württemberg e.V. zur Verabreichung, 2011
„Erste-Hilfe, Gesundheitsfürsorge und Medikamentengabe in der Kinder- und Jugendarbeit“ Evangelische Jugend von Westfalen, 2014

Was sollte das Team in Sachen 1. Hilfe wissen?

Ganz generell empfiehlt es sich als Betreuer in regelmäßigen Abständen den 1. Hilfe Kurs aufzufrischen.
Bei Veranstaltungen sollten für den Notfall an gut sichtbarer Stelle Adressen und Telefonnummern von Rettungsdiensten, Krankenhaus, Ärzten (mit Öffnungszeiten und Vertretungsregelungen), Apotheken, Notfallzentralen, Vergiftungszentralen etc. ausgehängt werden. Außerdem sollte jeder im Team die wichtigsten Nummern in sein Handy einspeichern.
Weiterhin empfiehlt es sich, einen ausgebildeten Sanitäter oder Erst-Helfer im Team zu haben. Sollte dies nicht möglich sein, ist es rat-sam, wenn sich das Team vorab nochmal in den wichtigsten lebensrettenden Sofortmaßnahmen schulen lässt.
Generell sollte vorab geklärt wer-den, wer für Krankheitsfälle, Arzt-besuche usw. zuständig ist. Es ist von Vorteil wenn dies sowohl eine Frau als auch ein Mann übernehmen.
Bei lebensbedrohlichen Krankheiten (z.B. Epilepsie, Herzerkrankungen, Asthma, Allergien) ist zu-vor mit den Eltern detailliert die Vorgehensweise zu besprechen. Außerdem sollte hier im Akutfall immer der Notarzt gerufen werden. In Apotheken kann man sich einen „1. Hilfe Koffer“ zusammenstellen lassen, die zum Beispiel Pflaster, Mullbinden, Handschuhe, Kühlkompressen und Ähnliches enthalten. Allerdings darf keine „Hausapotheke“ mit den gängigen Schmerzmitteln, Säften oder Salben mitgenommen werden, da diese den Teilnehmern nicht verabreicht werden dürfen.

Wann ist eine Einverständniserklärung nötig?

Mit der Einverständniserklärung übertragen die Eltern die Aufsichtspflicht an den Veranstalter, der diese wiederum an die Betreuer als Erfüllungsgehilfen weiter gibt. Eine Einverständniserklärung ist immer nötig, wenn die Kinder oder Jugendlichen ohne die Eltern an einer Veranstaltung teilnehmen. Das gilt auch für Tagesausflüge. Diese Einverständniserklärung kann auch Teil der Anmeldung sein. Bei Aktionen mit einem erhöhten Gefährdungspotential, z.B. Klettergarten, Kanu fahren, usw. muss eine gesonderte Einverständniserklärung eingeholt werden. Das gilt auch, wenn diese Aktion Teil einer mehrtägigen Veranstaltung ist.

Und sonst? Generelle Überlegungen zur Veranstaltungsplanung

Wer eignet sich als Betreuer?

Veranstaltungen – vor allem mit Übernachtungen – stellen große Herausforderungen an Betreuer dar. Letztendlich sind sie für die Rund-Um-Versorgung der Teilnehmer zuständig – und das kann mitunter sehr anstrengend aber auch vielseitig sein. Um ein Stück mehr Handlungssicherheit zu erhalten, empfiehlt es sich das Team vor der Veranstaltung auf die bevor-stehenden Aufgaben vorzubereiten. Das ist die Aufgabe des Veranstalters. Dazu eignen sich – je nach Größe der Veranstaltung – zwei oder drei Vorbereitungstreffen. Neben der Programmplanung geht es hier auch um eine pädagogische Vorbereitung und um die Stärkung des Wir-Gefühls innerhalb des Teams.
Es sollte auch der Betreuungsschlüssel beachtet werden. Bei Ferienfreizeiten ist ein Schlüssel von 1:10 üblich, bei Veranstaltungen mit einem erhöhten Gefährdungspotential oder Betreuungsbedarf (Kanufahren, Wandern, Stadtbummel) empfiehlt sich ein höherer Schlüssel, z.B. 1:5. Der Schlüssel ist immer abhängig vom Risiko und der Gewährung einer ausreichen-den Beaufsichtigung. Betreuer, die öfter mit Kindern und Jugendlichen tätig sind, empfehlen wir unsere Jugendleiterschulung

Welche Aufgaben kommen auf das Betreuerteam zu?

Die Aufgaben eines Betreuers sind sehr vielseitig und vor allem umfangreich: im Grunde genommen ist man als Betreuer für die Rund-Um-Versorgung der Teilnehmern zuständig. Man begleitet sie am Morgen und am Abend, gibt Unterstützung bei der Hygiene, begleitet sie zu den Mahlzeiten, betreut sie bei den Angeboten, versorgt sie im Krankheitsfall, spendet Trost, hat ein offenes Ohr für ihre Sorgen, schlichtet Konflikte, übernimmt Verantwortung. Natürlich braucht man als Betreuer auch mal eine Pause. Dazu kann man sich innerhalb des Teams abwechseln und Aufgaben übertragen. Hierbei müssen aber immer klare Absprachen getroffen werden.
Weiterhin ist zu beachten, dass man immer einsatzbereit ist – das bedeutet zum Beispiel nüchtern zu sein, wenn einem Teilnehmer in der Nacht etwas passiert.

Sollten Regeln für die Veranstaltung aufgestellt werden?

Jede Veranstaltung braucht Regeln, an die sich alle Teilnehmer, aber natürlich auch das Team halten müssen. Die Regeln dienen der Sicherheit und gewähren das Zusammenleben für diese bestimmte Zeit. Die Regeln sollten für alle sichtbar ausgehängt und vor der Veranstaltung erläutert werden. Es ist zu überprüfen, ob alle Teilnehmer die Regeln verstanden haben.

Welcher Ort eignet sich am besten für die Veranstaltung?

Die Wahl der Unterkunft ist mitunter gar nicht so einfach. Folgende Kriterien sollten berücksichtigt werden:

  • Gibt es genügend Räumlichkeiten (Schlafräume, Veranstaltungsräume) und entsprechen diese den Zielvorstellungen der Maßnahme?
  • Ist die Unterkunft für alle Teilnehmer gut zu erreichen (auch öffentliche Verkehrsmittel)?
  • Ist es ein Selbstversorgerhaus oder ist die Verpflegung inbegriffen?
  • Ist das Haus barrierefrei, um allen Interessierten einen Zugang zu ermöglichen?
  • Hat das Gelände genügend Beschäftigungsmöglichkeiten (z.B. Spielgeräte, Fußballtore, Tischkicker, o.Ä.)?

Auf der Homepage Gruppenunterkünfte kann nach verschiedenen Unterkünften für Gruppen gesucht werden.

Was sollte bei der Unterbringung der Teilnehmer berücksichtigt werden?

Mädchen und Jungen sind stets in getrennten Schlafzimmern/Übernachtungsräumen unterzubringen. Dabei ist eine zusätzliche Aufteilung nach Alter der beiden Gruppen ebenfalls sinnvoll. Bei jüngeren Kindern ist darauf zu achten, dass sie eine Bezugsperson haben, die sie beispielsweise beim Aufstehen oder beim Zubettgehen begleitet.

Wie könnte das Programm gestaltet werden?

Das Programm ist das zentrale Element einer Veranstaltung. Es empfiehlt sich, das Betreuerteam schon frühzeitig in die Planung miteinzubeziehen, um Aufgaben aufzuteilen. Man erreicht so aber auch, dass sich die Betreuer viel mehr mit der Veranstaltung identifizieren.
Das Programm sollte stets sehr abwechslungsreich sein, damit auch für alle Teilnehmer etwas dabei ist. Bei rein musikalischen Veranstaltungen (z.B. Bläserwochen, Probenwochenenden, usw.) sollten auch außermusikalische Angebote dabei sein, z.B. Spiele, kreative Angebote, Spaziergänge/Wanderungen, Ausflüge, freie Zeit, gemeinsame Abendprogramme usw.

Was muss bei der Verpflegung beachtet werden?

In vielen Häusern ist die Verpflegung schon im Preis inbegriffen. Hier ist es wichtig, dass man der Küche mittteilt, wie viele Personen vegetarisch/vegan essen möchten, ob manche Personen z.B. kein Schweinefleisch essen, ob es Unverträglichkeiten gibt, usw. (das muss auf der Anmeldung abgefragt werden). Es hat aber auch einen besonderen Reiz sich selbst zu versorgen. Empfehlenswert ist hierbei, ein eigenes Küchenteam dabei zu haben. Wenn es das Programm zulässt, kann man auch die Teilnehmern in die Zubereitung der Mahlzeiten einbinden – viele Kinder und Jugendliche haben oftmals kaum Erfahrung im Kochen und können so noch einiges dazu lernen.

Können für die Veranstaltung Zuschüsse vom KJR beantragt werden?

Für viele Veranstaltungen können Zuschüsse vom jeweiligen Kreisjugendring (KJR) beantragt werden.
Eine Übersicht aller Kreisjugendringe gibt es hier: Einfach anfragen!

Gibt es auch Zuschüsse für finanziell schwache Familien?

Für Kinder von finanziell schwachen Familien können Zuschüsse beantragt werden, wenn diese oder deren Eltern Leistungen nach dem SGB II oder SGB XII bzw. Wohngeld oder Kinderzuschlag erhalten. Die Leistungen für Bildung und Teilhabe sind bei den kommunalen Trägern zu beantragen.
Nähere Infos gibt es beim Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend

Wie kann man als Team Gefahren vorbeugen?

Damit Kinder und Jugendliche einen geschützten Rahmen während der Veranstaltung erfahren können, sollte man sich im Vorfeld über bestimmte Punkte Gedanken machen. Folgende Verhaltensweisen und Kriterien können das Gefährdungspotential auf Veranstaltungen vermindern.

Verhaltensweisen des Teams

  • Betreuer weisen Teilnehmer eindeutig und frühzeitig zurück, die unangemessenen Kontakt zu Betreuern suchen (z.B. Anhimmeln)
  • Betreuer schlafen nicht mit den Teilnehmern im gleichen Raum oder bei anderen Übernachtungsgelegenheiten nicht direkt neben ihnen.
  • Betreuer duschen nicht gemeinsam mit den Teilnehmern
  • Betreuer sind beim Duschen, Waschen oder beim Umziehen von Teilnehmern nicht allein anwesend
  • Betreuer lassen sich nicht auf Spaßraufen ein.
  • Betreuer liegen nicht mit Teilnehmern aufeinander oder im Arm (Luftmatte, Ruhe-raum etc.)
  • Teilnehmende sitzen nicht auf dem Schoß von Betreuern.
  • Betreuer beteiligen sich nicht an Massageaktionen der Teilnehmer
  • Betreuer achten bei Aktionen mit Körperkontakt zu den Teilnehmern darauf, dass persönliche Grenzen nicht überschritten werden.
  • Betreuer sprechen innerhalb des Teams problematische Verhaltensweisen der Teilnehmer an
  • Alle Betreuer kennen Ansprechpartner (z.B. Geschäftsstelle NBBJ, Präventionsbeauftragte des Landkreises, Beratungsstellen), an die sie sich bei Fragen wenden können
  • Betreuer weisen die Teilnehmer vorab auf die Regeln hin (z.B. keine sexuellen Handlungen untereinander, keine Schimpfwörter oder sexistischen Witze, kein pornografisches Material, keine Fotos von anderen, die diese nicht möchten, jeder schläft in seinem eigenen Bett, usw.)
  • Betreuer kontrollieren diese Regeln

Kriterien der Gefahrenvorbeugung – vom Veranstalter zu gewähren

  • Das Betreuerteam ist in pädagogischen Fragen und Verhaltensweisen geschult (z.B. durch Jugendleiterseminar, Ausbildung, Studium, o.ä.)
  • Vom Betreuerteam wurden Führungszeugnisse eingesehen
  • Das Betreuerteam besteht aus Frauen und Männern
  • In der Unterkunft gibt es genügend Schlafräume, sodass Mädchen und Jungen getrennt voneinander übernachten können. Ebenso gibt es getrennte Duschen.

„Verhaltenskodex für Betreuer zur Verhinderung sexueller Übergriffe bei den Freizeiten“ Kreisjugendring Dachau, 2012

Wie geht man am besten mit Mobbing um?

Mobbing ist leider immer wieder Thema auf Veranstaltungen. Es ist Aufgabe des Veranstalters und der Betreuer dem entgegen zu wirken. In erster Linie muss der Betreuer präsent sein, um Vorfälle erkennen zu können. Als nächstes ist es wichtig in diese Vorfälle einzugreifen und Gespräche mit dem Betroffenen zu führen und diesen zu betreuen. Außerdem muss ein deutliches Signal gegen diese Vorfälle in der Gruppe gesetzt werden. Es muss klar wer-den, dass das Team solches Verhalten nicht duldet. Das Team muss weitere Vorfälle unter-binden und gegebenenfalls den Täter von der Veranstaltung ausschließen. Im Einverständnis mit dem Betroffenen kann im Anschluss an die Veranstaltung ein Gespräch mit dessen Eltern geführt werden, um weitere Vorfälle im Alltag zu verhindern.
Psychische Gewalt kann für den Betroffenen ebenso gravierende Folgen mit sich tragen, wie körperliche. Deshalb ist es auch aufsichtspflichttechnisch relevant, bei Mobbing einzugreifen.

„Aufsichtspflicht – Aufsichts- und Verkehrssicherungspflichten in der Jugend(verbands)arbeit“ Bayerischer Jugendring K.d.ö.R., 2015

Ist ein Sicherheitskonzept nötig und was ist das überhaupt?

Das Sicherheitskonzept enthält Überlegungen zur Sicherheits- und Gefahrensituation, Maß-nahmen zur Verhinderung von Unfällen und Überlegungen zum Vorgehen im Notfall.

Es dient:

  • zur Einschätzung und Verminderung von Risiken bei sicherheitsrelevanten Aktivitäten und Bereichen sowie bei Gefahrenquellen
  • zum Informationsfluss innerhalb des Teams
  • zur Unterstützung bei einem Notfall

Je nach Veranstaltung ist es sinnvoll ein solches Konzept zu erstellen. So birgt ein Zeltlager bspw. mehr Gefahren durch Unwetter wie ein Haus. Im Fall des Falles wissen so alle Beteiligten wie sie in bestimmten Situationen reagieren müssen und an wen sie sich wenden können.

Was muss beim Besuch eines Schwimmbades / Sees berücksichtigt werden?

Der Besuch eines Schwimmbads oder eines Sees birgt immer ein erhöhtes Gefahrenrisiko. Deshalb gelten folgende Empfehlungen:

  • Gruppen beim Bademeister anmelden. Der Bademeister hat die Pflicht nach der Gruppe zu schauen, aber natürlich nicht mehr wie nach den anderen Gästen auch. Deshalb muss man als Betreuer immer die Gruppe im Auge behalten und weiterhin die Aufsicht führen
  • Kleingruppen bilden: vorher im Team ausmachen, wer für welche Teilnehmer zuständig ist. Frauen sind dabei für Mädchen, Männer für Jungs zuständig.
  • Rettungsschwimmer dabei haben: gerade beim Besuch eines nicht bewachten Gewässers sollte das Team einen Rettungsschwimmer dabei haben. Alle anderen Betreuer sind aber trotzdem genauso verpflichtet die Aufsicht zu führen.

Auf der sicheren Seite - Rechtliche Grundlagen der Veranstaltung

Was muss in Sachen Aufsichtspflicht beachtet werden?

Die Aufsichtspflicht ist die rechtliche Pflicht der aufsichtspflichtigen Personen, dafür zu sorgen, dass die ihnen anvertrauten aufsichtsbedürftigen Personen andere nicht gefährden, anderen keinen Schaden zufügen und selbst keinen Schaden erleiden. Darüber hinaus sind die Aufsichtspflichtigen auch für die Einhaltung der Vorgaben zum Jugendschutz sowie für ausreichende Ernährung und Hygiene verantwortlich.
Aufsichtspflichtig sind nach dem Gesetz grundsätzlich die Personensorgeberechtigten, also in aller Regel die Eltern. Dies ist die sogenannte gesetzliche Aufsichtspflicht. Die Eltern können ihre Aufsichtspflicht aber auch übertragen, z.B. an den Veranstalter des Angebots. Da dies per Vertrag erfolgt, handelt es sich hierbei um eine sogenannte vertraglich übernommene Aufsichtspflicht. Der Veranstalter setzt üblicherweise Betreuer ein, so dass neben dem Veranstalter auch die tätigen Betreuer aufsichtspflichtig sind.

Rechtsfragen der Jugendarbeit

Wie genau muss ein Betreuer die Aufsichtspflicht ausführen?

Zunächst sind vor Veranstaltungsbeginn die erforderlichen Informationen über die Veranstaltung, den Ort, die Teilnehmer einzuholen. Etwaige Gefahrenquellen sind vor Veranstaltungsbeginn zu beseitigen. Sobald wie möglich sind die aufsichtsbedürftigen Kinder und Jugendlichen zu belehren. Natürlich sind die Kinder und Jugendlichen auch zu beaufsichtigen. In gefährlichen Situationen muss eingegriffen werden.

Die vier B der Pflichterfüllung

1. Bemerken

  • Was für Gefahren tauchen sicher bei der Aktion auf?
  • Welche Gefahren können überraschend hinzukommen?
  • Welche Gefahren kann ich vermeiden / vermindern?
  • Welche Gefahren verbergen sich auf dem Gelände?
  • Welche Kinder brauchen besondere Aufmerksamkeit?
  • Welche Kinder könnten Gefahren nicht erkennen?
  • Welche Kinder haben persönliche Schwierigkeiten?

2. Belehren

  • Kinder & Jugendliche vor den Gefahren des Alltags warnen und darüber aufklären
  • Alle Teilnehmer vor allen denkbaren Gefahren warnen, auch wenn es sich dabei um Selbstverständlichkeiten handelt

3. Beobachten

  • Anweisungen und Belehrungen müssen kindgerecht vermittelt werden, damit sie auch verstanden werden
  • Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Anweisungen eingehalten werden
  • Die Einhaltung der Anweisungen muss überwacht werden

4. Bestrafen

  • Die Beachtung ggfs. durch Verwarnungen oder Strafen sicherstellen
  • Strafen müssen Sinn machen
    Verboten:
  • Körperliche Züchtigung, Essensentzug, Freiheitsentzug, Strafgelder
    Erlaubt:
  • Ausschluss von Veranstaltungen, „Strafdienste“

Wer haftet im Falle eines Falles?

Der Veranstalter ist für die ordnungsgemäße Durchführung und die Schulung seiner Mitarbeiterin-nen und Mitarbeiter zuständig. Der Veranstalter gibt die Aufsichtspflicht an das Team als Erfüllungsgehilfen weiter, welches die-se ordnungsgemäß ausführen muss.
Jeder haftet dann, wenn bei der Erfüllung seiner Aufgaben Fehler nachgewiesen werden können.

Eine zivilrechtliche Haftung kommt dabei in Betracht, wenn durch eine Aufsichtspflichtverletzung ein Schaden entstanden ist. Bei der zivilrechtlichen Haftung geht es um Schadensersatz. Schadensersatz steht zum einen bei einem Sachschaden und zum an-deren bei einem Personenschaden zur Debatte. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch für ei-nen sogenannten immateriellen Schaden Ersatz zu leisten, z.B. Schmerzensgeld. Bei der Haftungsfrage gibt es leider keine eindeutigen Antworten – das muss im Einzelfall immer individuell geklärt werden.

Ist die Veranstaltung versichert?

Namentlich gemeldete Mitglieder sind über den Rahmenvertrag mit dem Nordbayerischen Musikbund und der Nordbayerischen Bläserjugend unfall- und haftpflichtversichert, sofern der Mitgliedsverein dem Versicherungsrahmenvertrag beigetreten ist. Alle anderen Versicherungen müssen zusätzlich abgeschlossen werden. Wie weit der Versicherungsschutz greift sollte man vorab beim Vorstand erfragen, bzw. sich direkt an unseren Ansprechpartner für den Versicherungsbereich wenden:

Markus Islinger
1:1 Assekuranzservice AG
Hauzensteiner Straße 45
93128 Regenstauf
Telefon: (09402) 9 38 56 77
markus.islinger@partner-1zu1.ag

Was ist beim Jugendschutz zu beachten?

Das Jugendschutzgesetz dient dem Schutz der Jugend in der Öffentlichkeit. Es regelt den Verkauf, die Abgabe und den Konsum von Tabak und Alkohol und die Abgabe von Filmen und Computerspielen – zum Beispiel Verkauf und Verleih. Auch der Aufenthalt in Gaststätten und bei Tanzveranstaltungen wie beispielsweise in Diskotheken ist geregelt.
Bei Veranstaltungen für Kinder und Jugendlichen ist das Jugendschutzgesetz unbedingt zu beachten. Doch auch wenn nach dem Gesetz z.B. ab einem bestimmten Alter der Konsum von Alkohol mit Einschränkung erlaubt ist, empfiehlt es sich, klare Regeln zu setzen. So können Veranstaltungen auch ohne Alkohol stattfinden und zeigen somit den Kindern und Jugendlichen, dass es auch ohne Alkohol geht. Bei Jugendgruppen sollten Erwachsene einen verantwortungsbewussten Umgang mit Alkohol vorleben und sich jederzeit ihrer Vorbildfunktion bewusst sein.

Mehr Infos beim Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Dürfen Handys weggenommen werden?

Handys dürfen den Kindern und Jugendlichen nicht ohne weiteres weggenommen werden. In der Schule ist es beispielsweise durch das Schulgesetz so geregelt, dass Handys nur dann und auch nur für eine bestimmte Zeit weggenommen werden dürfen, wenn deren Benutzung den Unterricht stört. Prophylaktische Wegnahmen sind dabei nicht zulässig. Dabei dürfen keine SMS o.ä. gelesen oder in das Handy geschaut werden – das verletzt das Post- und Fernmeldegeheimnis.
Diese Angaben beziehen sich auf das Schulgesetz. Im freizeitpädagogischen Bereich gibt es hierfür noch keine Regelungen. Man könnte – um einer Wegnahme vorzubeugen – mit den Teilnehmern individuelle Absprachen treffen, z.B. während den Proben bleibt das Handy im Zimmer oder ist ausgeschaltet / bei den Abendprogrammen ist es erlaubt, das Handy zu benutzen / Handys dürfen nur in den Pausen benutzt werden / o.ä.
Nimmt das Handy während der Zeit der Wegnahme Schaden, haftet der, der das Handy weggenommen hat.

Dürfen Zimmer und Taschen von Teilnehmern durchsucht werden?

Bei Veranstaltungen kommt es häufig zu dem Verdacht, dass Teilnehmer verbotene Gegenstände dabei haben könnten oder es werden Sachen anderer Teilnehmer als gestohlen gemeldet. Dennoch dürfen dann die Zimmer und Taschen der Teilnehmer nicht ohne weiteres durchsucht werden. Das geht nur bei einem konkreten Verdacht. Konkret ist ein Verdacht nur, wenn man durch das Verhalten eines Teilnehmers tatsächlich darauf schließen kann, dass der Verdacht begründet ist oder ein Betreuer etwas beobachtet hat. Pauschalverdächtigungen („Ist doch klar, dass die mit 16 Alkohol dabei haben!“) sind nicht zulässig. Bei der Durchsuchung muss stets auf die Intimsphäre des Teilnehmers geachtet werden. Außerdem sollten dieser und ein zusätzlicher Betreuer bei der Durchsuchung anwesend sein.

Aufsichtspflicht – Aufsichts- und Verkehrssicherungspflichten in der Jugend(verbands)arbeit“ Bayerischer Jugendring K.d.ö.R., 2015

Dürfen gefährliche & verbotene Gegenstände weggenommen werden?

Gefährliche Gegenstände wie Waffen, Alkohol/Zigaretten bei Minderjährigen oder auch Gegenstände, die als Gefahrenquelle umfunktioniert werden, z.B. Stöcke müssen sogar im Rahmen der Aufsichtspflicht weggenommen werden, sobald sie entdeckt wurden. Die Rückgabe erfolgt dann nach der Veranstaltung ausschließlich an die Eltern/Erziehungsberechtigten. Die Gegenstände dürfen während der Verwahrung nicht beschädigt oder z.B. bei Alkohol selbst konsumiert werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Gegenstände unzugänglich deponiert werden.

Aufsichtspflicht – Aufsichts- und Verkehrssicherungspflichten in der Jugend(verbands)arbeit“ Bayerischer Jugendring K.d.ö.R., 2015

Dürfen Minderjährige zu Abendveranstaltungen im Rahmen des Vereinslebens?

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Sozialordnung vom 20.03.1979:

„Der Zweck des Jugendarbeitsschutzgesetzes besteht darin, Kinder und Jugendliche vor Belastungen des Arbeitslebens zu bewahren, die sie gesundheitlich überfordern könnten. Dagegen ist es nicht die Aufgabe des Gesetzes, Spiel- und Freizeitbeschäftigung der Kinder und Jugendlichen zu behindern oder einzuschränken. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie sich aktiv in einem Chor, einer Theater- oder einer Tanzgruppe, einem Spielmannszug oder einer Musikkapelle betätigen und sich musische Kenntnisse aneignen.
Treten Kinder oder Jugendliche bei vereins- oder verbandsinternen Veranstaltungen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder eines Vereins oder Verbandes auf, so findet auf diese Betätigung das Jugendarbeitsschutzgesetz keine Anwendung. Die Auftritte stellen einen Beitrag zum Vereinsleben dar.
Die Vereine sind auf einen derartigen Einsatz junger Menschen angewiesen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Auftritte nur innerhalb des eigenen Vereins oder bei Veranstaltungen anderer Vereine erfolgen (Austausch von Musikkapellen).
Wirken Kinder oder Jugendliche bei einer öffentlichen Veranstaltung als Mitglieder eines Chores, einer Theater- oder Tanzgruppe, einer Musikkapelle oder eines Spielmannszuges mit, so greifen die Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes ebenfalls nicht ein, wenn die Veranstaltung erzieherischen oder jugendpflegerischen Zielen oder der Pflege des Brauchtums dient; es kann sich dabei um Faschings- oder Wohltätigkeitsveranstaltungen, Festspiele und ähnliches handeln. Diese Auftritte vermitteln Kindern und Jugendlichen die Möglichkeit, das Erlernte in der Öffentlichkeit zu zeigen und ihre musischen Kenntnisse vorzutragen. […]“

Eva Pfeil, Landratsamt Hassberge

Dürfen die Teilnehmer das Gelände eigenständig verlassen?

Am Beginn der Veranstaltung muss deutlich gemacht werden, dass das unabgemeldete Verlassen des Geländes nicht erlaubt ist. Wenn es die Örtlichkeiten und die Gruppe zulassen, kann man den Teilnehmern erlauben nach Absprache das Gelände zu verlassen. Dafür sollte man sich aber vorab im Anmeldebogen das Einverständnis der Eltern einholen. Wenn die Teilnehmer das Gelände verlassen, sollten sie immer mindestens zu dritt gehen. Weiterhin ist es wichtig Handynummern auszutauschen und einen Zeitpunkt für die Rückkehr zu vereinbaren. Außerdem sollte geklärt werden, wo sich die Teilnehmer ungefähr aufhalten. Bevor die Teilnehmer das Gelände verlassen, müssen sie nochmals auf potentielle Gefahren und Regelungen außerhalb des Geländes hingewiesen werden, um die Aufsichtspflicht zu erfüllen. Kommt eine Gruppe nicht zum vereinbarten Zeitpunkt zurück, müssen sofort Maßnahmen eingeleitet werden, um sie zu finden. Notfalls muss auch die Polizei eingeschaltet werden.

Aufsichtspflicht – Aufsichts- und Verkehrssicherungspflichten in der Jugend(verbands)arbeit“ Bayerischer Jugendring K.d.ö.R., 2015

Wann ist die Veranstaltung vorbei?

Es kommt häufiger vor, dass Teilnehmer am Ende einer Veranstaltung nicht abgeholt werden. Wenn der Veranstalter die Erlaubnis der Eltern hat, dass diese selbstständig nach Hause gehen, ist dies zulässig. Wenn aber nichts vereinbart wurde, besteht nach wie vor die Aufsichtspflicht, bis die Teilnehmer abgeholt werden. Man sollte zunächst versuchen, die Eltern telefonisch zu erreichen. Sollte dies nicht möglich sein, müssen der Veranstalter/einzelne Betreuer mit den Teilnehmern noch eine Weile warten. Dies sollte auch allen Betreuern klar sein – nicht, dass dann schon alle Betreuer nach Hause gefahren sind. Es ist davon abzuraten, die Teilnehmer mit dem privaten PKW nach Hause zu fahren, da man bei einem Unfall dann auch selbst haftet. Sollte man dies doch tun, muss überprüft werden, ob die Eltern auch wirklich zu Hause sind. Im äußersten Fall ist es ratsam die Teilnehmer der Polizei oder dem Jugendamt zu übergeben. Diese müssen dann die Eltern erreichen.

Aufsichtspflicht – Aufsichts- und Verkehrssicherungspflichten in der Jugend(verbands)arbeit“ Bayerischer Jugendring K.d.ö.R., 2015

Und dann? Praxisbeispiele

Feuer
Die Gruppe macht am Abend ein Lagerfeuer und lässt es langsam herunter-brennen, löscht es aber nicht ab, damit man es auch am nächsten Tag noch anzünden kann. Die Feuerstelle wird mit einem Absperrband abgesperrt. Ganz früh am nächsten Morgen spielt ein Kind am vermeintlich erloschenen Feuer, stolpert und fällt in die immer noch heiße Glut, wobei es sich schwere Verbrennungen zuzieht. Und dann?

Alkohol
Das Tagesprogramm ist geschafft, alle Teilnehmer sind in ihren Betten. Das Team setzt sich zusammen und trinkt das ein oder andere Bier. Plötzlich steht ein Teilnehmer mit einer blutenden Wunde am Kopf vor dem Team – beim Raufen im Zimmer ist er vom Bett gefallen und muss versorgt werden. Keiner aus dem Team ist mehr nüchtern. Und dann?

Medikamente
Eine Teilnehmerin klagt über Kopfschmerzen und fordert vom Leiter eine Aspirin-Tablette. Sie gibt an, dass sie das zu Hause auch öfter nimmt. Der Leiter hat eine Tablette parat und gibt ihr diese, da er nicht möchte, dass das Kind weiter Schmerzen hat. Die Teilnehmerin erleidet eine Asthma-Attacke, die durch eine ASS-Intoleranz hervorgerufen werden kann. Und dann?

Lebensmittelallergie
Zum Essen gibt es einen Obstsalat mit Zitrusfrüchten. Ein Teilnehmer traut sich nicht zu sagen, dass er allergisch gegen Orangen ist und nimmt von dem Salat. Er erleidet einen allergischen Schock. Zuvor wurden bei den Teilnehmern keine Unverträglichkeiten abgefragt und den Teilnehmern nicht mitgeteilt, wo es das Essen für Allergiker gibt. Und dann?